Combien coûte un assistant IA interne dans une PME

Un assistant IA interne, c'est-à-dire un robot de conversation qui répond sur vos propres documents, coûte entre 3 000 et 60 000 € à mettre en place, puis entre 50 et 1 500 € par mois à faire tourner. L'écart tient au périmètre, pas à la technologie. Ces fourchettes sont des ordres de grandeur constatés sur des missions, pas une grille tarifaire.

La répartition surprend la plupart des dirigeants. La facture des modèles d'IA est faible, et le travail humain de préparation représente l'essentiel du budget. Celui qui demande un devis pense payer un logiciel. Il paie d'abord des jours de cadrage, de tri de documents et de recette.

Les trois lignes d'un budget d'assistant IA

Un devis lisible se lit sur trois lignes. La mise en place, facturée une fois. L'usage mensuel, qui suit le nombre de questions posées. Le maintien de la base documentaire, qui est un coût de personne et non de licence.

Les propositions qui n'affichent qu'une ligne masquent la troisième. C'est elle qui décide si le projet vit encore dans un an.

Sur les missions de taille moyenne que nous avons menées, la première année se répartit autour de 80 % pour la mise en place, 5 % pour l'usage et 15 % pour le maintien. L'année suivante, la mise en place disparaît et le maintien devient la dépense principale.

La mise en place, le poste que tout le monde sous-estime

C'est le poste principal, et il se compte en jours de travail plutôt qu'en lignes de code. Le cadrage demande 1 à 2 jours : lister les questions auxquelles l'assistant doit répondre, écarter celles qu'il ne traitera pas, nommer un référent côté client. Sauter cette étape produit un outil que personne ne sait quand utiliser.

Le rassemblement des documents prend 2 à 5 jours et c'est l'étape la plus pénible. Les fichiers sont répartis entre un serveur, trois espaces Drive, une boîte mail et des classeurs. Il faut trier les versions, écarter les contrats périmés, retrouver qui détient la dernière grille tarifaire. Un PDF scanné sans couche texte demande une reconnaissance de caractères avant d'être utilisable.

Viennent ensuite le découpage et l'indexation des contenus, 1 à 3 jours, puis le paramétrage de l'assistant, 2 à 4 jours : consignes de réponse, format attendu, citation des sources, comportement quand l'information n'existe pas. La recette ferme la marche, 2 à 4 jours, avec une liste de questions réelles des futurs utilisateurs et une vérification réponse par réponse.

Au total, 8 à 18 jours pour un premier périmètre sérieux. Traduit en facture, cela place la mise en place entre 4 000 et 12 000 € pour la plupart des PME qui nous consultent.

Le coût d'usage mensuel, plus faible que ce que l'on craint

Les tarifs des modèles sont publics et se comptent en dollars par million de tokens, les unités de texte facturées en entrée et en sortie. Pages tarifaires consultées le 16 octobre 2026 : le petit modèle d'Anthropic (Haiku 5.5) est à 0,10 $ en entrée et 0,50 $ en sortie, gpt-5-mini chez OpenAI à 0,25 $ et 2,00 $, l'indexation avec text-embedding-3-small à 0,02 $ par million de tokens.

Prenons 30 salariés qui posent chacun 6 questions par jour, soit 3 600 questions par mois. Chaque question envoie quelques extraits au modèle et reçoit une réponse courte. Sur un petit modèle, la facture mensuelle reste sous 10 €. Sur un modèle intermédiaire, elle se situe entre 50 et 100 €. Ajoutez l'hébergement de l'index, de 0 à 50 € par mois selon la solution retenue.

Trois raisons expliquent ce niveau. Une question ne mobilise que les extraits pertinents, jamais la base entière. L'indexation se paie une fois, pas à chaque question. Et l'usage réel est inférieur aux prévisions : un salarié pose 3 à 10 questions par jour, pas cent.

La facture change de nature avec un outil vendu à la place. Claude Team est affiché à 20 $ par place et par mois en facturation annuelle, 25 $ en mensuel (page consultée le 16 octobre 2026). Pour 30 personnes, cette ligne dépasse le coût des appels aux modèles.

Le coût caché : la personne qui tient la base à jour

Un assistant interne répond à partir de ce qu'on lui a donné. Le jour où la grille tarifaire change et que personne ne remplace le fichier, il répond faux avec aplomb. Deux ou trois réponses fausses suffisent à ce que les équipes arrêtent de l'ouvrir.

Ce rôle demande 2 à 4 heures par semaine : retirer les documents périmés, ajouter les nouveaux, relire les questions restées sans réponse correcte, corriger les consignes. Valorisé à un coût horaire chargé de 45 €, cela représente 400 à 800 € par mois en charge interne. C'est un coût réel même s'il n'apparaît sur aucune facture.

Les abandons que nous constatons tiennent presque tous à ce point, dans les six mois, et pas à un défaut technique. Sans quelqu'un qui a le temps et le mandat de tenir la base, le budget de mise en place est perdu.

Ce qui fait passer un devis du simple au triple

Le nombre de sources d'abord. Une arborescence documentaire unique se traite en quelques jours. Cinq outils différents, avec un intranet, un ERP et des boîtes partagées, demandent un connecteur par source et une logique de synchronisation.

L'état des documents ensuite. Des fichiers propres et nommés de façon cohérente coûtent peu à préparer. Des PDF scannés, des tableaux exportés sans en-têtes, dix versions d'un même contrat sans dates, cela double le temps de préparation.

Le besoin d'accès par profil pèse lourd. Si les équipes commerciales ne doivent pas voir les dossiers des ressources humaines, il faut cloisonner l'index et tester chaque cas. Cette contrainte ajoute régulièrement 30 à 50 % au chiffrage.

L'intégration à un outil métier fait le reste. Un assistant qui lit des documents est un projet court. Un assistant qui va chercher un stock, un encours client ou une date de livraison dans votre logiciel de gestion devient un projet d'interfaçage, surtout quand l'éditeur ne documente pas son API.

Trois tailles de projet, trois ordres de grandeur

Le projet simple couvre une seule source, 50 à 300 documents, et s'appuie sur un outil existant sans développement spécifique. Comptez 3 000 à 6 000 € de mise en place et 50 à 150 € par mois d'usage. C'est le format à viser pour un premier essai.

Le projet moyen rassemble 2 à 4 sources, des droits différenciés par équipe, une synchronisation automatique et une recette formelle. Comptez 8 000 à 20 000 € et 150 à 400 € par mois, plus le temps du référent interne.

Le projet lourd ajoute l'interfaçage avec un outil métier, plusieurs profils d'accès, un suivi des réponses et de la formation. Comptez 25 000 à 60 000 € et 400 à 1 500 € par mois. À ce niveau, demandez un découpage en lots avec une sortie possible après le premier.

Ce qu'il ne faut pas payer

Un développement sur mesure là où un outil du marché fait le travail. L'interface de conversation, la gestion des droits et le suivi des échanges existent déjà. Payer leur réécriture ajoute des dizaines de milliers d'euros et une dette de maintenance, pour un résultat identique côté utilisateur.

Une migration de tous vos documents avant d'avoir vérifié que l'usage prend. Commencez par deux ou trois cas d'usage et mesurez le nombre de questions posées après un mois. Si le volume est faible, agrandir la base n'y changera rien.

Des licences par place pour toute l'entreprise dès le premier mois. Ouvrez l'accès à une équipe, observez, puis étendez. Méfiez-vous enfin d'un modèle installé sur serveur dédié au nom de la confidentialité, quand aucune obligation réglementaire ne l'impose chez vous : la facture d'infrastructure et le travail d'exploitation grimpent.

Calculer le retour avant de signer

La mesure utile tient en une multiplication. Prenez les heures passées chaque semaine par vos équipes à chercher une information qui existe déjà dans l'entreprise, et multipliez-les par un coût horaire chargé. Interrogez cinq personnes et retenez la moyenne basse de leurs réponses.

Un exemple chiffré : 12 personnes, 3 heures par semaine chacune, 45 € de coût horaire chargé. Cela donne 1 620 € par semaine, environ 6 500 € par mois de temps consacré à la recherche d'information. Ne comptez pas récupérer la totalité. Un tiers est une hypothèse défendable, soit 2 100 € par mois.

Face à une mise en place de 10 000 € et 600 € de charges mensuelles entre usage et maintien, le point d'équilibre arrive vers le septième mois. Si votre calcul ne tient pas sur dix-huit mois, le projet n'est pas mûr, et un assistant IA ne réglera pas un problème de classement des documents.

Nous ouvrons chaque dossier par un diagnostic de 30 minutes gratuit, qui sert à vérifier ce calcul avant de parler de devis.