Centraliser les données de votre PME pour préparer l'IA

Commencez par la messagerie. Les pièces jointes échangées avec vos clients, les devis validés par retour de mail, les conditions négociées à l'oral puis confirmées en trois lignes, tout cela forme déjà une base documentaire, sans index et sans règle de nommage. Vient ensuite le Drive partagé, avec ses dossiers par année, ses doublons et ses fichiers suffixés en final, final2, final-v3.

Le CRM contient les contacts et l'historique commercial, quand il est tenu. La comptabilité vit dans un autre outil, souvent chez l'expert-comptable, et sort en exports mensuels. Les factures et les bons de commande arrivent en PDF, parfois scannés, donc illisibles pour une machine sans traitement préalable. Les échanges d'équipe se déposent dans Slack ou WhatsApp, où une décision prise un vendredi soir passe sous les messages suivants.

Reste la part la plus fragile, ce que savent deux ou trois personnes et qui n'est écrit nulle part. Le tarif accordé à ce client historique. La raison pour laquelle ce fournisseur a été écarté. La procédure à suivre quand une commande part en retard. Cette mémoire tient tant que ces personnes répondent au téléphone.

Le premier coût tient dans le temps de recherche. Un client appelle pour une commande passée l'an dernier. La personne qui répond ouvre la messagerie, cherche le nom, trouve trois fils, descend dans les pièces jointes, puis demande confirmation à un collègue. L'opération se répète chaque semaine, sur des demandes différentes, et personne ne la compte comme du travail.

Le deuxième coût tient dans l'erreur. Deux versions d'un même tarif existent dans l'entreprise, l'une dans un tableur, l'autre dans un devis type. Chacun répond avec la version qu'il a sous la main. Le client reçoit deux chiffres, et la correction coûte plus de temps que la recherche initiale.

Le troisième coût apparaît quand quelqu'un arrive ou quelqu'un part. Un nouvel arrivant met des semaines à savoir où chercher, et il interrompt des gens qui travaillent. Un départ emporte des réponses que personne n'avait écrites. Un projet d'IA lancé sur ce terrain rend des réponses plausibles et fausses, parce qu'il lit les documents périmés au même titre que les documents à jour.

Commencez par l'inventaire, sans rien déplacer. Listez chaque source, son nom, son outil, la personne qui en répond, le format des fichiers, la fréquence de mise à jour, la présence de données personnelles. Un tableur d'une page suffit. Cette liste sert de plan de travail, et elle montre les sources que personne ne revendique.

Triez ensuite par usage. Partez d'une question métier précise, retrouver les conditions commerciales d'un client, ou répondre à une demande de SAV sur un produit livré. Gardez les sources qui contiennent la réponse à cette question, mettez les autres de côté pour un deuxième tour. Un périmètre réduit livre un résultat utilisable, là où un périmètre complet s'arrête en chemin.

Réglez les droits avant l'import. Décidez qui consulte les salaires, les marges, les coordonnées de vos clients. Une base centrale qui ignore ces cloisons rend visible à tout le monde ce que l'absence d'accès aux dossiers tenait séparé. Notez pour chaque source son niveau de confidentialité et les personnes autorisées.

Passez au format. Les PDF scannés demandent une reconnaissance de texte, les tableurs demandent des colonnes nommées de la même façon d'un fichier à l'autre, les fils de discussion demandent un résumé écrit par un humain. Finissez par la mise à jour. Une base arrêtée au jour de l'import se périme pendant que vous la testez. Branchez une reprise automatique sur les sources qui changent, et affichez partout la date de dernière mise à jour. Cinq règles tiennent l'ensemble :

• Un inventaire écrit des sources, avec un responsable par source
• Un périmètre limité à une question métier précise
• Une règle de nommage appliquée avant tout import
• Une date de dernière mise à jour visible sur chaque source
• Une reprise automatique plutôt qu'un export manuel

Les doublons viennent en premier. Le même client existe sous trois orthographes, le même contrat existe en version signée et en brouillon. Choisissez une clé d'identification par type d'enregistrement, le SIREN pour une société, la référence interne pour une commande, et rapprochez les fiches sur cette clé avant d'importer quoi que ce soit.

Les versions périmées sont plus sournoises, parce qu'elles ont l'air valides. Un tarif de l'an dernier ressemble à un tarif. Datez chaque document, rangez les anciennes versions dans un emplacement distinct, et retirez du périmètre ce qui n'a plus cours.

Les données personnelles imposent un cadre. Un CV, une adresse de livraison, un échange avec un salarié relèvent du RGPD, y compris recopiés dans une base interne. Limitez la collecte à ce qui sert l'usage prévu, tenez votre registre à jour, vérifiez où les fichiers sont hébergés et qui y accède. Un prestataire qui traite ces données pour votre compte signe un contrat de sous-traitance.

Les exports figés ferment la liste. Un CSV tiré du CRM un mardi matin décrit l'état du CRM ce mardi matin. Quelques mois plus tard, une base construite sur cet export répond à côté, sans prévenir personne. Préférez une connexion par interface de programmation quand l'outil en propose une, et planifiez la reprise des fichiers déposés à la main.

Choisissez une question métier avant de choisir une technologie. Les projets qui aboutissent partent d'un besoin précis, porté par une personne qui le réclame et qui saura dire si la réponse obtenue lui convient. Les projets qui s'arrêtent partent d'une volonté de tout rassembler.

Nommez une source de référence par type d'information, et une personne qui en répond. Les contacts vivent dans le CRM, les contrats dans un dossier daté, les procédures dans un document unique. Les autres fichiers deviennent des copies, donc ils sortent du périmètre.

Gardez le travail humain pour ce qui demande un arbitrage, le tri, le nommage, la décision de garder ou de jeter. Automatisez la reprise. Nous câblons ces reprises avec Make et n8n sur les outils déjà en place, sans remplacer votre système existant, et nous laissons l'inventaire des sources à votre équipe pour qu'elle le tienne après nous.

Cette mise en ordre sert ensuite de matière à votre cerveau IA, et aux flux automatisés qui s'appuient sur les mêmes sources.