Automatiser vos emails avec l'IA : tutoriel pas a pas avec Make

Ce que l’automatisation email change concretement

Un commercial envoie en moyenne 36 emails par jour et passe 2h10 sur sa boite mail. Sur une equipe de 5 personnes, c’est 55 heures par semaine consacrees a la redaction, l’envoi et le suivi d’emails. L’automatisation email avec l’IA permet de reduire ce temps de 60 a 75 % tout en ameliorant la qualite et la personnalisation de chaque message.

Ce tutoriel vous guide dans la mise en place d’un systeme complet d’automatisation email avec Make et l’IA. A la fin, vous aurez un workflow operationnel capable de gerer vos sequences de prospection, vos relances automatiques et vos emails de suivi post-vente.

Prerequis techniques

Avant de commencer, assurez-vous d’avoir :

• Un compte Make (le plan gratuit suffit pour tester)
• Un CRM connecte (HubSpot gratuit, Pipedrive, ou un simple Google Sheets)
• Un compte email professionnel (Gmail Workspace ou Outlook)
• Une cle API OpenAI ou Anthropic (compte a partir de 5 dollars)
• 2 heures devant vous

Etape 1 : structurer vos sequences email

Definir les declencheurs

Chaque sequence email demarre par un evenement precis. Voici les 5 declencheurs les plus courants :

Declencheur 1 : Nouveau lead entrant. Un prospect remplit votre formulaire de contact ou telecharge un livre blanc. Le workflow demarre une sequence de 4 emails espaces sur 14 jours.

Declencheur 2 : Devis envoye. Votre commercial envoie un devis. Le workflow programme une relance a J+3 si le devis n’est pas signe.

Declencheur 3 : Rendez-vous termine. Apres un appel de decouverte, le workflow envoie un recap personnalise dans l’heure et programme un suivi a J+7.

Declencheur 4 : Inactivite client. Un client n’a pas passe de commande depuis 90 jours. Le workflow declenche une sequence de reactivation avec une offre adaptee.

Declencheur 5 : Evenement produit. Un utilisateur atteint un jalon dans votre produit (premier achat, 10e commande, anniversaire client). Le workflow envoie un email de felicitation ou de fidelisation.

Construire la sequence type

Pour une sequence de prospection post-formulaire, voici le schema qui convertit le mieux selon nos tests sur 12 000 leads :

• Email 1 (J+0, dans les 5 minutes) : remerciement + valeur immediate (lien vers une ressource utile)
• Email 2 (J+3) : cas d’usage specifique au secteur du prospect
• Email 3 (J+7) : temoignage client + proposition de rendez-vous
• Email 4 (J+14) : dernier suivi avec offre limitee dans le temps

Taux d’ouverture moyen de cette sequence : 47 %. Taux de reponse : 12 %.

Etape 2 : creer le workflow Make

Configuration du declencheur

Dans Make, creez un nouveau scenario. Le premier module est votre declencheur.

Pour un formulaire de contact, utilisez le module Webhooks > Custom webhook. Copiez l’URL du webhook et collez-la dans votre formulaire (Typeform, Tally, formulaire WordPress, ou votre site Astro). Chaque soumission de formulaire enverra les donnees au workflow.

Si votre CRM est HubSpot, utilisez le module HubSpot > Watch Contacts qui se declenche a chaque nouveau contact cree.

Enrichissement des donnees

Ajoutez un module HTTP > Make a request pour enrichir le profil du lead. Appelez l’API Societe.info avec le nom de l’entreprise pour recuperer : taille, secteur d’activite, chiffre d’affaires, localisation.

Ces donnees alimenteront la personnalisation IA de vos emails.

Generation du contenu par l’IA

Ajoutez un module OpenAI > Create a Completion (ou Anthropic > Send a Message si vous utilisez Claude).

Le prompt est la piece maitresse du systeme. Voici un prompt qui produit des emails performants :

Tu es un commercial senior dans une agence d'automatisation IA.
Redige un email de premier contact pour ce prospect :
- Prenom : {{prenom}}
- Entreprise : {{entreprise}}
- Secteur : {{secteur}}
- Taille : {{taille}} salaries
- Demande : {{message_formulaire}}

Contraintes :
- Maximum 120 mots
- Un seul appel a l'action clair
- Ton professionnel mais accessible
- Mentionne un benefice specifique a son secteur
- Pas de formules creuses type "j'espere que vous allez bien"

L’IA genere un email unique pour chaque prospect, adapte a son contexte. La difference avec un template statique est mesurable : +34 % de taux d’ouverture et +18 % de taux de reponse.

Envoi de l’email

Ajoutez un module Gmail > Send an Email (ou Microsoft 365 > Send an Email). Mappez les champs : destinataire, objet, corps (genere par l’IA), pieces jointes si necessaire.

Configurez l’envoi depuis l’adresse du commercial assigne au lead, pas depuis une adresse generique. Les emails envoyes depuis une adresse personnelle ont un taux d’ouverture 22 % superieur aux emails envoyes depuis contact@ ou info@.

Enregistrement dans le CRM

Ajoutez un module HubSpot > Update a Contact pour logger l’email envoye dans la fiche du contact. Mettez a jour le champ “derniere interaction” et le statut du lead.

Etape 3 : programmer les relances

Le module de temporisation

Make propose le module Tools > Sleep pour introduire des delais entre les actions. Pour une relance a J+3, configurez un sleep de 259 200 secondes (72 heures).

Attention : sur le plan gratuit de Make, les scenarios avec sleep sont limites. La methode la plus fiable consiste a stocker la date de relance prevue dans votre CRM et a creer un second scenario qui se declenche toutes les heures pour verifier les relances a envoyer.

Le scenario de relance

Creez un second scenario avec un declencheur Schedule > Every hour. Ce scenario :

1. Interroge votre CRM pour trouver les contacts dont la date de relance est passee
2. Verifie que le prospect n’a pas repondu entre-temps (check du statut CRM)
3. Genere le contenu de la relance avec l’IA, en tenant compte de l’historique (email precedent, ouvertures, clics)
4. Envoie la relance
5. Met a jour le CRM avec la prochaine date de relance

Personnalisation adaptative

L’atout majeur de l’IA dans les relances : l’adaptation au comportement. Si le prospect a ouvert l’email precedent sans repondre, le prompt IA integre cette information pour ajuster le ton et l’angle. Si le prospect a clique sur un lien specifique, la relance approfondit ce sujet.

Ce niveau de personnalisation est impossible a maintenir manuellement au-dela de 20 prospects actifs. Avec l’automatisation, il fonctionne pour 2 000 prospects simultanement.

Etape 4 : les emails post-vente

Sequence d’onboarding client

Apres la signature d’un contrat, une sequence de 5 emails sur 30 jours accompagne le nouveau client :

• J+0 : confirmation + acces + contacts de l’equipe
• J+3 : tutoriel de demarrage adapte a son cas d’usage
• J+10 : verification de la satisfaction + collecte de feedback
• J+21 : partage d’une astuce avancee ou d’un cas d’usage similaire
• J+30 : demande d’avis Google ou de temoignage (uniquement si le feedback J+10 etait positif)

Sequence de reactivation

Pour les clients inactifs depuis 90 jours :

• Email 1 : “Quoi de neuf ?” avec les derniere nouveautes pertinentes pour leur secteur
• Email 2 (J+7) : cas d’usage inspire de clients similaires
• Email 3 (J+14) : offre de reactivation (audit gratuit, remise, session de conseil)

Le taux de reactivation moyen de cette sequence : 8 a 12 % des clients inactifs.

Etape 5 : mesurer et optimiser

Les metriques a suivre

Configurez un workflow de reporting qui compile chaque lundi :

• Taux d’ouverture par sequence et par etape (objectif : > 40 %)
• Taux de reponse par sequence (objectif : > 8 % en prospection)
• Taux de desabonnement (alerte si > 2 %)
• Temps moyen avant reponse du prospect
• Taux de conversion lead > rendez-vous > client

Les optimisations les plus impactantes

L’objet de l’email. Testez 3 variantes d’objet par sequence. L’IA peut generer les variantes et vous n’avez qu’a comparer les taux d’ouverture apres 100 envois.

L’heure d’envoi. En B2B France, les meilleurs creneaux sont mardi et jeudi entre 9h et 10h30. Evitez le lundi matin et le vendredi apres-midi.

La longueur. Les emails de prospection de moins de 125 mots ont un taux de reponse 50 % superieur aux emails de plus de 200 mots.

Erreurs a eviter

Envoyer trop d’emails trop vite. Les fournisseurs d’email (Gmail, Outlook) surveillent les patterns d’envoi. Commencez par 20 emails par jour et augmentez progressivement de 10 par semaine. Au-dela de 100 emails par jour, utilisez un outil de warmup (Instantly, Mailreach).

Oublier la conformite RGPD. Chaque email doit contenir un lien de desabonnement. Votre base de contacts doit etre constituee de personnes ayant donne leur consentement ou avec qui vous avez un interet legitime (relation commerciale existante, prospection B2B).

Ne pas tester avant de lancer. Envoyez-vous chaque email de la sequence avant de l’activer. Verifiez le rendu sur mobile (65 % des emails professionnels sont lus sur mobile en 2026).

Aller plus loin

Ce tutoriel couvre les fondamentaux. Pour les cas d’usage avances (emails multilingues, integration avec de la prospection LinkedIn, scoring comportemental en temps reel), notre equipe chez Upted construit des systemes d’automatisation marketing complets et adaptes a votre stack.

Contactez-nous pour automatiser vos emails cette semaine.